As regras de quem contrata o weschedule

O weschedule é um software de gestão para clínicas e consultórios — agenda, cadastro de pacientes e, no plano Premium, prontuário eletrônico —, com uma camada de atendimento por inteligência artificial no WhatsApp. É operado por André Felipe Vale da Silva, Empresário Individual, CNPJ 55.536.636/0001-44, com sede na Rua Antônio Paiva Neto, S/N, Santa Tereza II, Barbacena/MG, CEP 36201-101.

Contato: andrefelipevs@gmail.com ou WhatsApp (32) 99946-0415.

Ao longo deste documento, "weschedule", "nós" e "nosso" se referem a essa empresa. "Você", "cliente" ou "clínica" se referem a quem contrata o serviço.

O weschedule é um sistema de gestão para a sua clínica ou consultório. Ele:

• organiza a agenda de consultas (lista e calendário), com bloqueio de horário e lista de espera;
• mantém o cadastro dos pacientes, com dados, endereço e convênios;
• no plano Premium, mantém o prontuário eletrônico do paciente (antecedentes, evolução da consulta e histórico), com trilha de auditoria e acesso restrito a quem cuida do paciente — ver a Seção 7;
• conecta um número de WhatsApp dedicado da sua clínica a uma camada de atendimento que envia lembretes automáticos de consulta (normalmente 48h e 24h antes), processa a resposta do paciente — confirmar, remarcar ou cancelar — e atualiza a agenda;
• responde dúvidas administrativas no WhatsApp com base em textos que a própria clínica cadastra (horários, endereço, convênios aceitos, valores, preparo de exame);
• mostra à clínica as métricas de comparecimento e de falta (no-show) do próprio consultório;
• entrega à equipe uma caixa de entrada compartilhada para acompanhar e assumir as conversas a qualquer momento.

Planos e preço. O weschedule é vendido em dois planos: Starter (agenda, cadastro de pacientes e o atendimento por IA no WhatsApp) e Premium (tudo do Starter mais o prontuário eletrônico). Dentro de cada plano, o preço varia apenas pela faixa de número de profissionais da clínica — Individual (1 profissional), Clínica até 4 profissionais, Clínica até 10 profissionais e Clínica até 20 profissionais. Acima de 20 profissionais, o preço é negociado diretamente com a gente.

A lista atualizada do que cada plano inclui e os preços vigentes ficam na página de planos deste site e valem como parte destes Termos — é ela que prevalece se este texto ficar defasado, sempre respeitado o preço que estava publicado no dia da sua contratação e a regra de reajuste da Seção 4. O ciclo anual segue a regra da Seção 4.

Sobre o componente de inteligência artificial. Queremos que você saiba disso antes de contratar, e não depois: o weschedule usa uma camada de inteligência artificial (atualmente o modelo Claude, da Anthropic) apenas para classificar a intenção da mensagem do paciente — entender se ele quis confirmar, remarcar, cancelar ou perguntar algo administrativo. A IA escolhe dentro de um conjunto fechado de respostas que a própria clínica cadastrou. Ela não gera texto livre, não inventa resposta e não dá nenhuma orientação clínica. Toda mensagem que sai do padrão, e toda dúvida de natureza clínica, é encaminhada para um humano da equipe da clínica responder. Para isso funcionar, o conteúdo da mensagem do paciente é processado por esse provedor de IA — o que está descrito na nossa Política de Privacidade.

Para usar o weschedule você precisa criar uma conta com dados verdadeiros e manter esses dados atualizados. Você é responsável pelo sigilo da sua senha e por tudo o que acontecer na sua conta — inclusive pelo que a sua equipe fizer com os acessos que você criar.

Ao contratar, você se compromete a:

• Usar o serviço só com pacientes que já têm relação com a sua clínica. O weschedule é ferramenta de relacionamento com paciente da casa, não ferramenta de prospecção. É proibido usar o número para disparo em massa, lista comprada, propaganda para quem não é paciente ou qualquer coisa que caracterize spam.
• Respeitar as políticas da Meta/WhatsApp. O canal é o WhatsApp Business Platform oficial. Bloqueio, restrição ou banimento do número por violação das políticas da Meta causados por conduta da clínica são responsabilidade da clínica, e podem levar à suspensão do serviço.
• Cuidar do conteúdo que você cadastra. Os textos de resposta automática, valores, convênios e informações de preparo são escritos e revisados por você. Nós não conferimos, não validamos e não respondemos pelo conteúdo que a clínica cadastra.
• Não usar o canal para conduta vedada pelo código de ética do seu conselho profissional — no caso da medicina, o Código de Ética Médica —, incluindo diagnóstico, prescrição ou orientação clínica por mensagem automática. O sistema é desenhado para não fazer isso, e você concorda em não tentar contorná-lo.
• Ser o responsável pelos dados dos seus pacientes. Isso é o ponto mais importante desta seção, e está detalhado abaixo.

Você é o controlador dos dados dos seus pacientes. Na linguagem da LGPD (Lei 13.709/2018), quem decide coletar o dado do paciente e para que usá-lo é você — a clínica ou o profissional. O weschedule é operador: tratamos esse dado seguindo as suas instruções e apenas para prestar este serviço. Isso significa que cabe a você garantir que existe base legal para o tratamento, informar seus pacientes, atender os pedidos deles (acesso, correção, eliminação) e manter a relação com o seu paciente dentro das regras da sua profissão. Nós damos as ferramentas; a responsabilidade de controlador é sua.

Como cobramos. A assinatura é pré-paga: você paga pelo período que vai usar, antes de usá-lo. O preço é o que estiver na página de planos no momento da sua contratação, conforme a faixa de número de profissionais que você escolher.

Teste grátis de 7 dias. Enquanto esta oferta estiver divulgada no nosso site ou nos nossos anúncios, a clínica ou o consultório que ainda não é cliente pode pedir 7 dias de teste gratuito do weschedule. Funciona assim:

• você preenche o cadastro rápido no site e o nosso time te chama no WhatsApp para fazer a implantação e liberar o acesso;
• os 7 dias contam a partir da liberação do acesso;
• durante o teste não há cobrança e não pedimos cartão de crédito;
• o teste não vira assinatura sozinho: ao fim dos 7 dias, se quiser continuar, você escolhe um plano e assina; se não assinar, o acesso ao painel e o envio de mensagens pela assistente virtual são encerrados, sem nenhum custo;
• é um teste por clínica ou consultório.

Durante o teste valem estes Termos e a Política de Privacidade, inclusive as regras de dados das Seções 7 e 10. Se você não assinar, pode pedir a exportação ou a exclusão dos dados cadastrados no teste pelos contatos da Seção 14.

Assinatura direta pelo site. Quem prefere assinar sem passar pelo teste informa um cartão no checkout, e a primeira cobrança acontece na contratação. Nesse caso, o que protege você na primeira semana é o direito de arrependimento descrito na Seção 5, que devolve 100% do valor pago.

Ciclos. Você escolhe entre mensal e anual. No ciclo anual, o preço equivale a 10 mensalidades — ou seja, 2 meses grátis em relação ao mensal.

Mudança de faixa. Se a sua clínica passar a ter mais profissionais do que a faixa contratada comporta, fale com a gente para ajustar a assinatura. A mudança de faixa vale a partir do ciclo seguinte e não é retroativa.

Quem processa o pagamento. O pagamento é processado pela Stripe. Nós não armazenamos os dados do seu cartão — eles ficam com a Stripe, que é a empresa especializada e certificada para isso. Nós só recebemos a confirmação de que o pagamento aconteceu.

Nota fiscal. Emitimos NFS-e para cada cobrança, com os dados que você informar no cadastro. Mantenha CNPJ/CPF e endereço corretos no painel.

Renovação. A assinatura renova automaticamente ao fim de cada ciclo, na mesma faixa, até você cancelar. Avisamos por e-mail antes de cada renovação anual e sempre que houver qualquer mudança de valor.

Reajuste. O preço pode ser reajustado, no máximo, uma vez a cada 12 meses, com aviso por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência. Se você não concordar com o novo valor, pode cancelar antes de ele entrar em vigor, sem nenhum ônus, e nas condições da Seção 5. Reajuste sem aviso prévio não vale.

Atraso no pagamento. Se uma cobrança falhar, tentamos novamente e avisamos por e-mail. Depois de 10 dias corridos de atraso, o acesso ao painel e o envio de mensagens podem ser suspensos. Suspensão não é exclusão: seus dados continuam guardados, e o acesso volta assim que o pagamento for regularizado. Em nenhuma hipótese usamos dado de paciente como instrumento de cobrança — veja a Seção 7.

Cancelar é simples e você faz sozinho. O cancelamento é feito direto no painel, pelo portal de assinatura da Stripe, a qualquer hora, sem precisar avisar antes, sem ligação, sem e-mail para setor nenhum e sem fila de retenção. Você clica, cancela, acabou.

Não existe fidelidade e não existe multa de cancelamento. Nem no mensal, nem no anual.

A sua garantia na primeira semana. Quem acabou de assinar é protegido pelo direito de arrependimento — tenha passado ou não pelo teste grátis da Seção 4: você paga, usa o produto de verdade e, se desistir dentro do prazo, recebe todo o valor de volta. A garantia não é o teste grátis — aqui a cobrança acontece e o dinheiro é devolvido depois —, mas o efeito prático é que você pode desistir na primeira semana de assinatura sem perder o que pagou. É o primeiro item da lista abaixo.

O que acontece com o seu dinheiro:

• Arrependimento em 7 dias: se você cancelar em até 7 dias contados da sua primeira cobrança paga, devolvemos 100% do valor, conforme o art. 49 do Código de Defesa do Consumidor. Aplicamos essa regra para todos os clientes, pessoa física ou jurídica.
• Ciclo mensal: o cancelamento encerra a renovação. Você continua com acesso até o fim do período que já pagou e não é cobrado de novo.
• Ciclo anual: ao cancelar, você tem direito à devolução proporcional dos meses inteiros que ainda não usou — sem recompor o desconto dos 2 meses grátis nem descontar nada por causa dele. Esse cálculo ainda não é automático no nosso sistema: entre em contato pelos canais da Seção 14 pra solicitar, e processamos o reembolso em até 10 dias úteis.

Os reembolsos são feitos pelo mesmo meio de pagamento usado na compra, normalmente em até 10 dias úteis, respeitados os prazos da operadora do seu cartão.

Ao cancelar, você continua podendo exportar os seus dados pelas regras das Seções 7 e 10.

Cada clínica cliente recebe um número de WhatsApp novo e dedicado, provisionado por nós dentro do portfólio e da conta empresarial (WABA) verificada do weschedule. Você não conecta ao weschedule um número que a clínica já usa: nós criamos um número exclusivo para a sua clínica, e é ele que passa a conversar com os seus pacientes.

Isso tem uma consequência importante, e ela precisa estar clara antes de você contratar:

Por isso, recomendamos: mantenha sempre o seu número próprio da clínica ativo e divulgado em paralelo, e não use o número dedicado do weschedule como único canal público de contato da clínica.

O que acontece com o número no cancelamento. Depois do encerramento da assinatura, o número é desativado do nosso lado em até 3 dias úteis, sem nenhum custo para você. A partir da desativação, mensagens enviadas pelos seus pacientes para aquele número não chegam a ninguém. Se você quiser avisar seus pacientes antes de cancelar, fale com a gente — ajudamos a programar um aviso de mudança de canal antes do desligamento.

7.1. O plano Premium inclui prontuário eletrônico. No plano Premium, o weschedule mantém o prontuário eletrônico do paciente — antecedentes, evolução da consulta e histórico —, com registro de autoria e data, trilha de auditoria e acesso restrito ao profissional que cuida daquele paciente. É um registro eletrônico: o produto não elimina o papel, não substitui a assinatura digital com certificado ICP-Brasil (que não faz parte desta versão) e não assume por você a guarda documental de longo prazo. A obrigação de guardar prontuário por, no mínimo, 20 anos contados do último registro (Lei 13.787/2018, art. 6º) é do profissional e da instituição de saúde.

7.2. O plano Starter não inclui prontuário. Se a sua assinatura é do plano Starter, você não tem acesso ao módulo de prontuário — para usá-lo, é preciso migrar para o Premium. Recursos que dependam de assinatura digital com validade jurídica plena, quando existirem, serão contratação específica e não entram automaticamente na sua assinatura nem são cobrados sem que você contrate.

7.3. Não use os campos livres como prontuário fora do módulo próprio. Os campos de observação da agenda, as anotações e o histórico de conversas não são prontuário e não têm os controles que registro clínico exige. Você concorda em registrar evolução clínica, diagnóstico, prescrição e resultado de exame apenas no módulo de prontuário (plano Premium) — nunca nos campos livres do restante do sistema.

7.4. Os seus dados quando você cancela. Cancelar não apaga nada de imediato. O que acontece é:

• por 90 dias após o encerramento, você continua podendo exportar os seus dados — cadastro de pacientes, agenda e histórico de conversas — em formato legível e reutilizável, sem custo e sem precisar justificar;
• passado esse prazo, avisamos por escrito com pelo menos 30 dias de antecedência antes de eliminar definitivamente, e nesse intervalo a exportação continua disponível;
• mantemos apenas o que a lei ou a regulação nos obrigar a guardar depois disso — por exemplo, os registros de acesso à aplicação (Seção 10) e os documentos fiscais das cobranças.

7.5. Inadimplência não apaga dado e não vira alavanca de cobrança. Atraso de pagamento pode suspender o acesso ao painel, mas nunca resulta em eliminação de dado de paciente. Se você estiver suspenso e precisar dos seus dados, nós disponibilizamos a exportação — dado de paciente não é usado como instrumento de cobrança.

Somos um produto novo e pequeno, e preferimos ser honestos sobre os limites a prometer o que não podemos entregar.

O bot nunca dá orientação clínica. Ele responde apenas o que é administrativo: agenda, endereço, convênios, valores, preparo de exame com texto fornecido pela própria clínica. Qualquer coisa que envolva sintoma, diagnóstico, medicação ou conduta clínica é encaminhada para um humano da sua equipe. O weschedule não é dispositivo médico, não faz triagem clínica e não substitui atendimento profissional.

Emergências não passam por aqui. O canal não serve para urgência ou emergência. A clínica deve orientar seus pacientes a procurarem atendimento presencial ou serviços de emergência nesses casos, e o weschedule não responde por consequências de uso do canal para essa finalidade.

Dependemos de terceiros que não controlamos. O serviço funciona em cima da Meta / WhatsApp Cloud API e da infraestrutura de atendimento Chatwoot, além de provedores de nuvem, e-mail e do provedor de IA citado na Seção 2. Indisponibilidade, lentidão, mudança de política, aumento de preço, restrição de conta ou descontinuação de qualquer um desses terceiros está fora do nosso controle e não configura descumprimento contratual da nossa parte. Faremos o que estiver ao nosso alcance para restabelecer o serviço ou oferecer alternativa; se a interrupção for prolongada e imputável a terceiro, você pode cancelar pelas regras da Seção 5.

Restrições próprias do canal WhatsApp. As mensagens de lembrete usam modelos (templates) que precisam ser previamente aprovados pela Meta, e há uma janela de 24 horas dentro da qual a conversa livre é permitida. Isso significa que: a Meta pode reprovar ou suspender um template; mensagens só chegam a pacientes com WhatsApp ativo e número correto; e o paciente pode bloquear o número ou pedir para parar de receber (opt-out), a qualquer momento — pedido que somos obrigados a respeitar.

Não prometemos resultado. O weschedule é uma ferramenta para reduzir faltas, não uma garantia de que elas vão acabar. Não garantimos percentual de redução de no-show, aumento de faturamento, taxa de resposta dos pacientes ou qualquer outro número. O resultado depende do seu público, da sua agenda, da qualidade do seu cadastro e da forma como a sua equipe usa a ferramenta.

Disponibilidade. Trabalhamos para manter o serviço no ar de forma contínua, mas, nesta fase do produto, não oferecemos SLA de disponibilidade com garantia contratual e crédito automático. Manutenções programadas são avisadas com antecedência sempre que possível.

Todo o software do weschedule — código, arquitetura, banco de dados, interface, marca, nome, layout, textos e materiais do site — é de propriedade do weschedule e protegido pela Lei do Software (Lei 9.609/1998) e pela Lei de Direitos Autorais (Lei 9.610/1998).

O que você contrata é uma licença de uso, pessoal, não exclusiva, intransferível e limitada ao prazo da assinatura, para usar o serviço na sua própria clínica. Você não pode copiar, descompilar, fazer engenharia reversa, revender, sublicenciar, disponibilizar o acesso a terceiros nem criar produto derivado a partir do weschedule.

Os seus dados continuam seus. Cadastro de pacientes, agenda e histórico de mensagens que você insere no sistema pertencem a você (ou aos seus pacientes, conforme o caso) — não reivindicamos propriedade sobre eles e não os usamos para nenhuma finalidade fora da prestação deste serviço. Se um dia usarmos dados agregados e anonimizados (sem qualquer possibilidade de identificar clínica ou paciente) para melhorar o produto, isso será feito dentro do que a LGPD permite e informado na Política de Privacidade.

Sugestões. Se você nos mandar uma ideia ou sugestão de melhoria, podemos implementá-la livremente, sem que isso gere obrigação de pagamento ou de coautoria.

O tratamento de dados no weschedule está descrito em detalhe na nossa Política de Privacidade, que faz parte destes Termos. Aqui vale reforçar o essencial:

Papéis. Para os dados dos seus pacientes, você é o controlador e o weschedule é o operador (LGPD, art. 5º, VI e VII). Qual é a base legal aplicável depende do tipo de atividade da sua clínica — se ela é ou não serviço de saúde — e quem define isso é você, como controlador; a Seção 5 da Política de Privacidade explica as hipóteses em detalhe. Para os dados do seu próprio cadastro e do seu pagamento, o controlador somos nós, com base na execução do contrato (art. 7º, V) e no cumprimento de obrigações legais e fiscais (art. 7º, II).

As suas responsabilidades como controlador. Cabe a você: ter base legal para tratar os dados dos seus pacientes; informar seus pacientes de forma adequada; obter e registrar consentimento quando ele for a base aplicável; atender os pedidos dos titulares (acesso, correção, eliminação, portabilidade); manter o cadastro atualizado e minimizado; e não inserir no sistema dado que não seja necessário para a finalidade contratada — inclusive respeitando a Seção 7.3. Nós tratamos os dados apenas conforme as suas instruções e o que estes Termos preveem.

As nossas responsabilidades como operador. Tratamos os dados só para prestar este serviço, mantemos as medidas técnicas de segurança descritas na Política de Privacidade, não vendemos dado de paciente, comunicamos a você qualquer incidente de segurança relevante assim que tomarmos conhecimento e ajudamos você a responder pedidos de titulares e de autoridades.

Suboperadores e transferência internacional. Para funcionar, o serviço usa terceiros — Meta/WhatsApp, Chatwoot, provedor de nuvem, provedor de IA, Stripe e serviço de e-mail — alguns deles sediados fora do Brasil. Isso implica transferência internacional de dados, feita nos termos dos arts. 33 a 36 da LGPD. A lista atualizada desses terceiros está na Política de Privacidade.

Opt-out do paciente. Todo lembrete informa ao paciente que ele pode responder "PARAR" para deixar de receber esse tipo de mensagem. O pedido é processado automaticamente e registrado. Você concorda em não tentar contornar um opt-out registrado.

Registros de acesso. Mantemos registros de acesso à aplicação pelo prazo legal, nos termos do Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014).

Respondemos pelo que está sob o nosso controle: o funcionamento do software que desenvolvemos e a guarda dos dados que você nos confia, nos termos da lei.

Não respondemos por: indisponibilidade ou mudança de política de terceiros (Seção 8); conteúdo cadastrado por você ou por sua equipe; decisões clínicas, administrativas ou comerciais tomadas por você a partir de informações do sistema; uso da conta por pessoa autorizada por você; falta de comparecimento de paciente; erro no cadastro de telefone, data ou horário feito pela clínica; nem por caso fortuito e força maior.

Nos limites em que a lei aplicável admitir essa limitação, a nossa responsabilidade total por perdas relacionadas a estes Termos fica limitada ao valor efetivamente pago por você ao weschedule nos 12 meses anteriores ao fato, e não abrange lucros cessantes, perda de oportunidade ou dano indireto.

Essa limitação não se aplica aos casos em que a lei não a permite — em especial nas relações regidas pelo Código de Defesa do Consumidor, em que cláusula que exonere ou atenue a responsabilidade do fornecedor é nula (art. 51, I, do CDC) — nem a casos de dolo ou culpa grave da nossa parte.

O produto evolui, e estes Termos podem mudar junto. Quando houver alteração relevante — preço, política de cancelamento, escopo do que a assinatura inclui, regras de dados —, avisamos por e-mail e no painel com pelo menos 30 dias de antecedência.

Se você não concordar com a mudança, pode cancelar antes de ela entrar em vigor, sem ônus, com as regras de reembolso da Seção 5. Continuar usando o serviço depois da entrada em vigor significa aceitar a nova versão.

Ajustes que não afetam seus direitos (correção de redação, novos exemplos, ajuste de contato) podem ser feitos diretamente, e a data no topo desta página sempre mostra a versão vigente. Mantemos o histórico das versões anteriores disponível mediante pedido.

Estes Termos são regidos pelas leis brasileiras.

Antes de qualquer medida judicial, as partes concordam em tentar resolver a questão por contato direto, pelos canais da Seção 14 — na prática, quase tudo se resolve numa conversa.

Se isso não for possível:

• Se você contrata como pessoa física (profissional autônomo, consultório solo) e é considerado consumidor, fica eleito o foro do seu domicílio, conforme o art. 101, I, do Código de Defesa do Consumidor.
• Se você contrata como pessoa jurídica, no exercício da sua atividade empresarial, fica eleito o foro da comarca de Barbacena/MG, sede do weschedule, com renúncia a qualquer outro.

Fala com a gente. Somos um time pequeno e quem responde entende do produto.

• E-mail: andrefelipevs@gmail.com
• WhatsApp: (32) 99946-0415
• Suporte: em dias úteis, com melhor esforço para responder no mesmo dia útil.

Para exportar dados, cancelar, pedir cópia de nota fiscal ou tratar de qualquer assunto destes Termos, esses são os canais.